Проформа-инвойс и инвойс: отличия, особенности заполнения, бланки

Международная торговая деятельность в любом формате требует оформления большого количества сопроводительных и финансовых документов. Помимо распространенных платежных форматов применяются и такие узкоспециализированные понятия как инвойс-фактура или проформа-инвойс. Фактически инвойс представляет собой счет, выставленный продавцом перевозимой продукции. На основании этого документа специалисты таможни имеют возможность подтвердить заявленную стоимость товаров, а также подтвердить сам факт сделки. В некоторых случаях коммерческий инвойс позволяет дополнительно предоставить существенную информацию о типах продукции и их происхождении.

Отличия проформы-инвойса и коммерческого инвойса не очевидны, однако их важно выделять и учитывать при оформлении документации. В противном случае могут возникнуть трудности при прохождении таможни.

Что такое инвойс и для чего применяется

Этот документ оформляется на основании предварительно заключенного международного договора. Без контракта его попросту невозможно оформить: в инвойсе содержится вся информация о характеристиках продукции, количестве и финальной стоимости, способе доставки, а также другие существенные детали, необходимые сотрудникам таможни для проведения оформления. Фактически инвойс представляет собой обязательство со стороны покупателя по проведению оплаты за поставленную продукцию на оговоренных условиях, а также предоставляет сотрудникам таможни все необходимые данные для обоснования таможенной стоимости.

Проформа-инвойс: что это такое

Такой документ может оформляться и без контракта, так как количество и стоимость товара впоследствии еще могут уменьшиться или увеличиться. Применяется для сопровождения товаров и оформляется на специально разработанном бланке. В проформе указывают данные о товаре, количестве и стоимости продукции, однако вся эта информация не окончательна. Как правило, проформу применяют для проведения авансовых платежей, а также для проведения растаможки при отсутствии международного контракта.

Кроме того, такой документ нередко оформляют для сопровождения продукции, предоставляемой на безвозмездной основе, а применять ее можно не только для ВЭД, но и на территории Российской Федерации.

Чаще всего проформу-инвойс оформляют на продукцию, которая уже была отгружена покупателю, но еще не была реализована.

Чем отличается инвойс от проформы-инвойса

Разница проформы-инвойса и инвойса после детального изучения кажется очевидной, однако в ключевых моментах эти документы идентичны. Так, в них предоставляется полная информация о товаре, его характеристиках и количестве, вследствие чего многие участники ВЭД на старте деятельности путаются в понятиях и оформляют не те документы.

Понять, чем отличается проформа-инвойс от коммерческого инвойса, поможет удобная таблица.

Только инвойс коммерческого типа считается окончательным документом, который может быть использован для сопровождения товаров, в отношении которых планируется оплата или коммерческая реализация.

Почему важно правильное оформление

Инвойс представляет собой важнейший документ, который оформляется при коммерческих международных операциях. В нем содержится вся существенная информация о продукции и методах ее транспортировки, что позволяет сотрудникам таможни правильно рассчитать платежи, а другим надзорным органам обеспечить прозрачность перемещения финансовых потоков между продавцом и покупателем.

Почему правильное оформление инвойса — важнейшая задача при международной торговой деятельности:

• Обеспечивает надежный контроль сделок и облегчает учет, так как в этом документе содержится вся информация о количестве единиц товара и других деталях сделки.
• Требуется для расчета налогов и сборов: некорректное оформление может обернуться штрафами.
• Доказывает, что сделка между продавцом и покупателем была совершена, так как содержит существенную информацию об условиях, включая стоимость, дату и другие детали.
• Обеспечивает надежную финансовую отчетность и облегчают отслеживание как доходов, так и расходов.
• Различные страны и регионы имеют собственные требования по оформлению этого документа: неправильное оформление также может привести к начислению штрафов и задержке транспортировки товара.

Оформлением документа занимается поставщик. Если товар доставляете не вы, а вам, имеет смысл детально проверить документ, чтобы иметь возможность внести корректировки до того, как товар окажется на таможне.

Как заполнять коммерческий инвойс

Регламент оформления не закреплен законодательно, в отличие от большинства другой документации, необходимой для ВЭД. Однако существуют четкие требования, которые важно соблюдать для того, чтобы избежать проблем с контролирующими организациями.

• инвойс оформляется на бумаге формата А4 либо на фирменном бланке продавца продукции, при этом второй вариант предпочтительнее, так как содержит необходимые реквизиты;
• допускается как ручное заполнение, так и в электронной форме: для этого заполненный документ необходимо распечатать;
• инвойс должен быть заверен подписью специалиста, ответственного за отправку продукции;
• печать при этом не обязательна;
• стоимость указывается в валюте договора: если используются различные типы валют, используется курс на дату перевода для расчета конверсии;
• в большинстве случаев документ оформляется на английском языке, поэтому для сотрудников таможни рекомендуется заранее подготовить перевод на русский язык;
• если подразумевается оплата страховки и доставки со стороны поставщика, эта стоимость включается в документ отдельно;
• инвойс оформляется в шести экземплярах.

Кроме того, коммерческий инвойс содержит информацию об условиях доставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждому документу присваивается индивидуальный номер, а также дата и точное время заполнения. Дополнительно инвойс сопровождается пометкой от отправителя продукции, которая подтверждает актуальность предоставленных данных и их соответствие действительности.

Какие сведения обязательно должны быть предоставлены:

• дата оформления и номер документа;
• данные о поставщике и покупателе: страна, форма организации, вид деятельности, адрес и ФИО;
• при наличии посредника — информация о нем;
• страна происхождения и назначения товаров;
• для каждой позиции — наименование и описание;
• вид упаковочных материалов;
• цена единицы товара, а также общая сумма по договору;
• срок доставки и ее условия;
• реквизиты счета в банке и срок оплаты за продукцию;
• подпись лица, ответственного за экспорт.

Подпись заказчика при этом — не обязательное требование для оформления документа.

Инвойс и проформа: скачать образец

Бланк проформы и инвойса имеет схожий формат. Перед тем как приступить к заполнению документа рекомендуется ознакомиться с примерами заполнения. Не лишним будет и готовый бланк, в который вы сразу же сможете внести все необходимые данные.

Образец проформы и инвойса можно посмотреть здесь.

Что должно быть в описи

Под описью понимается детальная информация о каждой единице продукции. Если в поставке присутствует несколько одинаковых позиций, необходимо внести сведения как об одном товаре с указанием количества.

Что еще важно помнить:

• серийный номер обязателен к предоставлению при его наличии;
• при наличии одинаковых позиций с разными серийными номерами, указывают только одну позицию, при этом соответствующая графа заполняется простым перечислением.

Какая информация должна быть обязательно указана в описи:

• полное наименование единицы товара;
• при наличии — артикул;
• номера документов для ввоза продукции и даты их оформления: в качестве таких документов используется международный договор, заказ покупателя и другие;
• сфера применения товара;
• серийный номер — при наличии;
• номер по ТН ВЭД;
• количество товаров;
• материал, из которого была изготовлена продукция;
• номер товара;
• вид упаковочных материалов;
• вес;
• цена за одну штуку товара;
• количество мест;
• единица измерения;
• общая стоимость: считается в валюте, которой производится оплата.

Это обязательные требования к описи, однако со стороны поставщика могут быть предоставлены дополнительные данные. Существенная информация переносится из текста договора и не подлежит корректировке.

Особые требования для отдельных товаров

Существует продукция, в отношении которой контролирующие организации предоставляют более четкие требования. Важно оформить коммерческий инвойс, указав все существенные требования на общих основаниях, а также дополнить документ дополнительной информацией в зависимости от вида продукции.

Оформлением коммерческого инвойса и составлением описи в каждом случае занимается поставщик. При международной торговой деятельности важно учитывать требования как таможенных органов РФ, так и аналогичных организаций других стран.

Специалисты компании SWG предоставят подробную консультацию по оформлению всех необходимых документов, а также помогут правильно их заполнить и получить дополнительные разрешения и сертификаты. Заполняйте заявку на сайте, и мы перезвоним в удобное время.