Правила заполнения инвойса для международных отправлений
Содержание:
Международный бизнес отличается в плане документооборота от предпринимательской деятельности внутри страны. Товары для дальнейшей продажи или зарубежное сырье проходят проверки на таможне, для которых требуется оформить целый список документов.
Чтобы осуществить платежи за услуги или товары для международных отправлений, необходимо оформить инвойс. Рассмотрим, что такое инвойс, и как правильно заполнить документ.
Понятие инвойса
Если предприниматель пользуется работает с иностранными компаниями или осуществляет поставки из-за рубежа, то ему необходимо понимать, что такое инвойс, и уметь правильно заполнять его.
Инвойс — стандарт международного образца для оплаты, выставленный продавцом. Документ составляется продающей стороной и направляется покупателю. В инвойсе указаны товары или услуги, характеристики предмета торговли, все условия делового соглашения, данные участников сделки, дата составления.
Инвойс вступает в силу в момент, когда товар передается продавцом покупателю или услуга по договору может считаться оказанной. С этой минуты у покупателя и начинают действовать обязательства об оплате.
В Российской Федерации нет узаконенной аналогичной формы, хотя этот документ нередко сравнивают с счетом-фактурой, что неверно. У этих документов разное назначение. Инвойс заполняют, чтобы пройти валютный контроль, а счет-фактура необходима для перевозок только внутри страны и для налоговой отчетности.
Без инвойса транспортные компании не возьмутся за перевозку груза. Это обязательный сопроводительный документ. Если в инвойсе нет данных о доставке, то к нему дополнительно оформляют документы на транспортировку. Не следует путать инвойс с иными документами отчетности:
- Счет на оплату — информационный документ о стоимости товара. В нем указана только сумма сделки без дополнительной информации и данных о сделке;
- Счет-фактура — документ для передачи груза после покупки товаров. Она необходима для контроля налоговых органов;
- Квитанция — подтверждение произведенной оплаты.
Инвойс нужен для закрепления условий сделок документально. Информация в инвойсе делает сделку прозрачной для сторон и таможни.
Как заполнить коммерческий инвойс?
Инвойс нужен для любых без исключения отправлений, которые осуществляются в рамках международной торговой системы. Таким образом, инвойс должен включать в себя следующие данные:
- Номер накладной. Трек-номер необходим для отслеживания получения в пути. Если товар потеряется, то в ближайшее время по треку можно выявить последний пункт, где был груз до момента, как посылка пропала. После того становится понятно, куда нужно обратиться за поиском отправления.
- Справочное описание для экспорта. Сюда входит идентификационный номер инвойса, номер заказа и прочие сведения.
- Сведения об отправителе. В эту графу вписывают имя, контактные данные отправителя и идентификационный номер в регистрационной системе для международных отправлений. Иногда грузоотправитель является и производителем или владельцем товара. В этом случае важно указать юридический адрес, а не адрес отгрузки.
- Сведения о получателе или импортере. В этом разделе указывают контактные данные получателя или его представителя. Представителем является импортер. В таком случае необходимо ввести уникальный номер регистрации импортера.
- Подробное описание товара. Чтобы пройти таможенный контроль быстро и без дополнительных проверок, важно давать точное описание отправления. Многие посылки задерживают на таможне из-за общих фраз, которые могут относиться к большому числу посылок. Нужно вносить только то описание, которое подходит конкретно под это отправление.
Необходимо указать, что это за товар, сколько единиц в посылке, материал, из которого изготовлена продукция, и ее назначение. Каждый тип товара должен быть описан отдельно. Например, если в посылке с одеждой едет партия одинаковых платьев и партия одинаковых шарфов, то нельзя посылку характеризовать, как «одежда». Необходимо в инвойсе прописать характеристики отдельно для платьев и отдельно для шарфов. Материал тоже указывают подробно.
Если платье состоит из вискозы и шерсти, то пишут оба материала в процентном отношении, как на бирке товара. Иногда в других странах есть требование оформить дополнительные документы. Например, в США нельзя вывозить обувь без декларации. Надо уточнять особенности каждой страны на этом этапе оформления инвойса.
- Место производства. Сюда вносят информацию о производителе для каждого товара. Надо вписать не только страну, но и регион, и данные о производителе. При наличии в грузе товаров от нескольких производителей данные указываются на каждого.
- Стоимость товаров и общее количество единиц. В инвойсе указывают фактическую стоимость для одной единицы товара и общую сумму посылки. Если стоимость каждого товара различна, то нужно прописать каждую единицу.
Эта графа обязательна даже для тех отправлений, которые не предназначены для продажи. Информация о таможенной стоимости все равно потребуется.
- Основание для отправления. Данная информация нужна для того, чтобы снизить возможность задержки груза на таможне. Ряд товаров проходит таможенный контроль по ускоренной процедуре и облагается сниженными сборами за услуги таможенного перехода.
К этой категории относятся подарки, возвратные вещи, отправления для ремонта, тестеры или образцы. Если не указать основание для перевозки, то товар будет проходить таможенное оформление дольше, а ставка будет выше.
- Инкотермс. Это документ, который регулирует условия перевозок для внешнеторговых контрактов. Свод унифицированных правил на английском языке контролирует перевозку и регулирует, кто несет риски при транспортировке.
Например, если товар повредится или потеряется, то в правилах определяется сторона, которая понесет убытки. Версии с переводом на русский язык можно найти в открытых источниках.
- Информация о пошлинах и налогах. Если ничего не указывать в этой графе, то сборы, таможенные платежи и налоги взимаются со стороны получения. Но есть отметка «за счет грузоотправителя». В таком случае все начисления оплатит сторона отправителя.
Некоторые страны предлагают беспошлинный ввоз в рамках свободной торговли. Чтобы воспользоваться этой возможностью, надо к инвойсу приложить заявление с информацией о стране-изготовителе товаров.
- Подпись и дату заполнения инвойса. После заполнения инвойса надо еще раз убедиться, что информация соответствует фактическим данным из накладной. Далее инвойс заверяется подписью.
К отправлению необходимо приложить оригинальный инвойс с двумя копиями и товарную накладную.
Какие есть инвойсы?
Для проведения международных сделок есть два вида инвойсов:
Инвойс-проформа
Это первая версия сопроводительного документа. Его составляют еще до отправки товара или оказания услуги. Proforma invoice — «черновик» основного инвойса. Такая проформа не имеет юридической силы, а получатель не обязан проводить оплату на его основании.
Цель проформы – дать получателю всю предварительную информацию о будущей сделке: стоимость товаров, сроки, условия сделки и получения оплаты, особенности сотрудничества и важные детали. Счет-проформу можно использовать покупателю для получения кредита на оплату товаров или поиска источников финансирования.
Коммерческий инвойс
На основе проформы создают коммерческую версию. Это уже официальный документ, который продавец выставляет после оказания услуги. У коммерческого инвойса есть юридическая сила, он является основой для ведения учета и подтверждения финансовых операций.
Коммерческий инвойс содержит все данные из проформы, при необходимости уточненные. Для таможенного контроля такой документ необходим, чтобы рассчитать сборы и налоги.
Если неправильно заполнить инвойс, то товары могут задержаться на таможне или вернуться обратно отправителю. При несоблюдении валютного контроля таможня может начислить штраф, составляющий 100% от содержания инвойса.
Инвойс может быть заполнен самостоятельно или с помощью организаций, занимающихся международными доставками. Они помогут правильно составить документ, учтут все нюансы по содержимому посылки, которые необходимо отразить в сопроводительной документации. Бумаги можно заполнить в электронном виде по любому образцу инвойса.
Главное, внимательно заполнять документ, не пропустить ни одну графу и прописать все данные, которые она должна содержать. По умолчанию заполнение ведут на английском языке, но таможня в России иногда требует перевода, поэтому оптимальный вариант — заполнять бланки сразу на двух языках: иностранном и русском.
