Инвойс: что это такое, как выставить, заполнить и оплатить

Успешные предприниматели редко ограничиваются границами своей страны для ведения бизнеса. Даже если сейчас экономическая деятельность происходит внутри Российской Федерации, то каждый хотя бы раз задумывался о том, как вести дела с другими странами. Рассмотрим одно из основных понятий во внешнеэкономической деятельности (ВЭД). Документы для ведения торговли в других государствах отличаются от тех, что приняты в Российской Федерации. Важный момент в международной торговой документации — инвойс.

Что такое инвойс?

Инвойс — официальный платежный документ, который получает покупатель от продавца. В документе прописаны условия сделки: стоимость, наименования, количественные параметры и способы оплаты. Такой документ помогает контролировать торговую сделку и вести отчетность в дальнейшем. Инвойс выступает одновременно и счетом на оплату и договором на сделку. Оформлением бумаг занимается изготовитель или посредник-продавец.

Кроме инвойса есть и другие финансовые документы, которые легко перепутать между собой:

Зачем нужны инвойсы в РФ?

В Российской Федерации многие предприниматели предпочитают совершать закупки у международных поставщиков, чтобы потом продать товар на маркетплейсах. Справиться с особенностями доставки самостоятельно иногда сложно, поэтому новичкам лучше обратиться в логистические компании, которые занимаются международными перевозками «под ключ»: от выбора поставщика до доставки груза на склад клиента. Логистическая компания «SWG» имеет многолетний опыт работы с транспортировками любой сложности и предлагает своим клиентам самые оптимальные условия сотрудничества.

Инвойс требуется при любом пересечении товаром границы: ввоз или вывоз, а также при проведении финансовых сделок:

• Контроль на таможне. При ввозе товара из-за рубежа на границе сотрудники таможенной службы потребуют предоставить инвойс, чтобы оценить стоимость груза и сделать расчет налогов и пошлин. Инвойс простыми словами — это документ, на основе которого груз пустят в РФ или вывезут на экспорт.
• Контроль оборота валюты. Внутри РФ есть строгий контроль за движением валюты. Банки и органы финансового надзора требуют наличие инвойсов, если сделка проведена в любой иностранной валюте. Инвойс является основанием для денежного перевода, делает финансовую операцию прозрачной и документально подтверждает факт сделки.

Виды инвойсов

Есть два основных вида инвойсов:

Проформа

Такой инвойс еще называют предварительным. Его делают в ситуациях, когда надо в одном месте скомпоновать всю информацию, актуальную на текущий момент, чтобы покупатель еще раз с ней с ней ознакомился. В проформу вписывают количество товаров, характеристики, условия и стоимость услуг.

Проформу можно делать в предварительном формате. Сделки редко совершаются с первого раза без изменений. В том случае, когда покупатель и изготовитель еще не пришли к условиям, удовлетворяющим обе стороны, проформа помогает сделать актуальный срез переговоров. Если условия не подходят, то делают корректировки.

Проформу можно сделать для груза, на который уже была проведена предоплата, или для неоплаченных посылок. Во втором случае в документе написана стоимость товара, а графа с оплатой будет отсутствовать. 

Проформа — гибкий документ. В нем не указывают четкие сроки и окончательную сумму, но есть предложение о сотрудничестве. По этому виду документа еще нельзя сделать счет-фактуру. Проформа используется не только в процессе переговоров с потенциальным покупателем, но и при отправлении товара на экспертизу, различные аукционы, конференции и выставки.

Коммерческий инвойс

Данный тип документа уже можно использовать в качестве обоснования формирования счет-фактуры. Коммерческий инвойс более конкретен, в него нельзя внести изменения. В документе пишут точное количество продукции, артикулы, комплектацию, стоимости, сроки доставки, что входит в дополнительные условия сделки. Объемы поставки должны совпадать с заявленным количеством в бумагах.

На таможне будут проверять коммерческий инвойс. Он подтверждает легальность сделки, на которую на таможне рассчитают налог и пошлины. Без коммерческого инвойса товар не пустят в страну.

Оплата инвойса производится только один раз. Один коммерческий инвойс на один платежный документ. Для следующей партии потребуется заполнить новый документ. Если заказчик сотрудничает на постоянной основе с одним и тем же поставщиком, то для инвойса проще сделать шаблон, а потом заполнить его каждый раз без дополнительных временных затрат. Это удобно, так как можно быстро заполнить бланки и внести дополнительные изменения, если потребуется.

Как заполнить бланк?

Оформлением инвойса занимается сторона продажи. Посредник или завод-изготовитель составляет текст на языке покупателя. Обычно заполняют все на английском. Однако на российской таможне потребуется дополнительный экземпляр на русском языке, поэтому многие предпочитают сделать сразу бланк на двух языках, а не заниматься переводами в сторонних фирмах. Если инвойс составляется для приобретения или продажи услуг, то достаточно двух бланков. Для реализации товаров потребуется еще 5 экземпляров:

• Первый инвойс отправляется вместе с транспортными разрешительными документами;
• Второй инвойс находится внутри транспортировочной упаковки;
• Третий экземпляр отправляют покупателю, чтобы уведомить об отправке груза;
• Еще экземпляр остается для отчетности у продавца;
• Копии инвойсов передают в логистические компании, чтобы обеспечить документальное сопровождение транспортировки.

Если правильно заполнить инвойс, то на таможне не возникнет проблем с проверками, товары будут быстро оплачены, а сотрудничество будет удобным и прозрачным для всех сторон процесса.

Рекомендации по заполнению бланков следующие:

• Полностью пропишите личные данные: название компании, юридические адреса, реквизиты, контактную информацию. Укажите даты заполнения и специальный трек-номер;
• Заполните данные клиента. Если это юридическое лицо, то укажите все реквизиты, адреса, контактную информацию. Важно указывать клиента, с которым в дальнейшем будут проведены финансовые операции;
• Подробно пропишите все товары в заказе и услуги, входящие в договор. Укажите информацию о каждом товаре отдельно и общую стоимость посылки. Если есть налоги, то укажите их наличие и размер. Информацию о скидках тоже необходимо внести;
• Заполните информацию об оплате. Необходимо точно указать сумму заказа, способ оплаты, реквизиты и сроки, когда надо оплатить;
• При необходимости внесите дополнительные данные. Например, гарантийные сроки доставки или уникальные условия сделки;
• После проверки всей информации подпишите документ и отправьте на подпись клиенту.

Важно помнить, что требования к заполнению инвойсов могут меняться в соответствии с внутренними стандартами страны-изготовителя. Чтобы не возникло проблем при перевозке, важно заранее узнать актуальные требования и оформить бланки в соответствии с ними.

Требования к заполнению инвойсов:

1. Бланк оформляется на листе А4 от руки или в печатном формате. Лучше использовать фирменные бланки изготовителя или продавца.
2. Лист заверяется подписью экспортера и печатью. Однако печать можно и не использовать. с 2016 года разрешено не подтверждать инвойсы печатью для юрлиц.
3. Сумму заказа можно указать в валюте по договору или в любой другой, но с указанием коэффициента конвертации.
4. Документ составляют на двух языках для таможни двух стран.
5. Если груз отправляют с некоммерческими целями, то обязательно в инвойсе нужно прописать причину транспортировки.
6. Отдельная графа — расходы на страховку и транспортировку. Если их оплачивает изготовитель, то необходимо вынести расходы отдельной строкой.
7. Чем дороже товар, тем более подробную информацию по нему нужно указать на бланке.

Как описать товар?

Описание товаров допускается в свободной форме, но чем оно будет более подробное, тем быстрее сотрудники таможенной службы пропустят груз дальше в логистической цепочке. В бланке необходимо указать:

• название груза;
• артикулы;
• сферу использования;
• материалы и цвета;
• количество в партии;
• информацию об упаковке;
• вес одного изделия и вес всего груза;
• количество грузовых мест;
• стоимость партии и каждой единицы;
• общую стоимость доставки вместе с грузом.

В описании лучше избегать сокращений. Если у сотрудников возникнут сомнения в легальности перевозки, то у всех участников сделки будут сложности с заморозкой счетов до выяснения обстоятельств договора.

Некоторые товары требуют особенного описания:

• Если в грузе подарки, то необходимо описать каждый с полными характеристиками;
• Для часов прописывают не только внешний вид, но стоимость каждого элемента: механизма, материалов, драгоценных камней, корпуса;
• Химические вещества должны сопровождаться заверением о том, что их транспортировка безопасна и не подлежит контролю;
• Для тканей нужно прописать процентное соотношение материала в изделии, предназначение изделия, виды ткацкого плетения нитей. Если в партии продукции есть готовая одежда (образцы моделей), то такой товар необходимо пометить оговоркой, что образцы транспортируются не для продажи; 
• Биологические образцы должны сопровождаться информацией о происхождении, способе изготовления, причинами перевозки. Например, шерсть овечья, перевозится для изготовления наборов для рукоделия.

Как оплатить инвойс?

До 2022 года проблем с оплатой инвойса обычно не возникало. Система международных переводов работала в любом банке исправно. Сейчас тарифы на перевод до сих пор есть, однако банк не несет ответственность за выполнение платежа. Сумма может не уйти со счета к адресату.

Альтернативный способ — открыть счет в банке другой страны. Некоторые государства идут навстречу новым иностранным клиентам и открывают счета для контрагентов из Российской Федерации, хоть и с ограничениями. Однако важно заранее узнать условия открытия счета, чтобы не было в будущем проблем с налоговыми уже другого государства.

Для возможности проведения международных переводов есть множество сервисов, которые работают по принципу посредника. Например, покупатель переводит сервису сумму в удобной валюте. Сервис отправляет нужную сумму продавцу со своего счета в валюте, выбранной продавцом. Сумму от покупателя он оставляет на своем счету. Схема оплаты легальная и работает по принципу агентского договора. Однако важно выбрать проверенный сервис, чтобы не стать жертвой мошенников. Еще один минус сервисов-посредников — комиссия за переводы, которая иногда существенна в сравнении с базовой суммой оплаты по инвойсу.

Транспортно-логистическая компания SWG владеет необходимым инструментарием, чтобы осуществляют оплату зарубежных инвойсов быстро (в течение трех рабочих дней) и безопасно.