Что такое инвойс

Инвойс, говоря простыми словами, это почти то же самое, что счет на оплату. Этот документ используется в международной торговле и оформлен как требование платежа.

Что это такое

Инвойс оформляется при импорте товаров из-за рубежа. Он соединяет функции счета-фактуры, платежного документа и товарной накладной. В этом платежном документе отображаются следующие сведения:

• информация о продукте (наименование, количество, технические характеристики);
• стоимость;
• условия купли-продажи;
• информация о сторонах сделки (наименование продавца и покупателя, адреса, юридическая информация).

Оформлением инвойса занимается отправитель (экспортер). Задача импортера – проверить и оплатить счет.

Правила оформления инвойса регламентируются INCOMTERMS (international commercial terms — международные правила торговли). При выборе определенного базиса из этих правил участники подтверждают согласие со всеми его условиями.

Важно отметить, что Китай не признает ИНТЕРКОМС, при работе с ним импортер прописывает условия детально в контракте.

Виды инвойсов

Всего существует два вида документов. Оба они используются в бизнесе. Проформа – для согласования и планирования сделки, второй – собственно для оплаты.

Назначение

Назначение проформы – согласовать условия и сумму сделки между сторонами. Поставщик предупреждает, какую модель товара он отгружает, по какой цене, в каком объеме, как будет организована доставка, как и когда можно оплатить счет. На этом этапе еще можно вносить правки.

Назначение коммерческого инвойса – оплата, подтверждение перехода права собственности от поставщика к импортеру.

Содержимое коммерческого инвойса

Помимо оригинальной фактуры, необходимы пять копий. В платежном документе указываются данные о продавце, покупателе, товаре, условиях сделки.

Внизу обязательна подпись отправителя. Проверка инвойса – задача покупателя.

Правила составления и оформления

1. Инвойс-фактура обязателен к составлению поставщиком и к оплате получателем.
2. Инвойс обязательно нужно сохранить вместе с другими платежными документами для аудитов налоговых и других органов.
3. Документ оформляется при работе с иностранными контрагентами.Он призван облегчать международную торговлю.
4. Коммерческий инвойс можно оформлять на языке отправителя, получателя или на английском.Для использования в России обязателен русский вариант, поэтому в международной торговле могут потребоваться два варианта (или двуязычный инвойс-фактура).

Образец

В шапке инвойса может быть логотип фирмы-отправителя. Русский вариант будет содержать те же пункты, что и английский.

Проверка инвойса

Перед оплатой покупатель обязан проверить документ на наличие всех данных:

• об отправителе;
• о получателе;
• о товаре;
• об условиях оплаты;
• о дополнительных условиях сделки.

Ошибки при оформлении 

Среди неточностей самые распространенные касаются оплаты:

• реквизитов нет или в них есть ошибка;
• срок оплаты не соответствует сроку исполнения обязанностей по контракту;
• срок оплаты не указан;
• сумма оплаты не указана или указана с ошибкой.

Кроме того, могут быть ошибки в сроках выполнения обязательств по договору или в качестве одной из сторон указано не юридическое, а физическое лицо.

Что будет, если неправильно заполнить инвойс?

Товары с неправильно заполненными документами задерживаются на таможне, валютном контроле и в других пунктах на пути следования. Штраф может достигать полной суммы инвойса.

Дополнительный риск — убытки получателя. Если товар вовремя не пошел далее (в розницу или мелкий опт), импортер продолжает платить за аренду складов или по другим расходам из своих средств, а прибыли не получает.